INTRODUZIONE

EasyPresence è un sistema completo di gestione delle presenze e delle risorse umane progettato per semplificare tutti i processi HR aziendali. Il sistema supporta 64 tabelle dati e gestisce ogni aspetto dalla timbratura alle paghe, dalla formazione al backup automatico.

Caratteristiche Principali

ACCESSO AL SISTEMA

Come Accedere

1. Apri il browser e vai all'indirizzo fornito dalla tua azienda
2. Inserisci le credenziali:
   • Username: formato nome.cognome (es. mario.rossi)
   • Password: fornita dall'amministratore o impostata al primo accesso
3. Clicca "Accedi"

Primo Accesso

Al primo accesso il sistema potrebbe richiederti di:

• Cambiare la password temporanea
• Accettare le condizioni di privacy
• Verificare i dati del profilo

SICUREZZA E PRIVACY

Protezione Dati

EasyPresence è conforme al GDPR e protegge i tuoi dati con:

RUOLI E PERMESSI

Ruolo	Principale Funzioni	Livello Accesso
👷 DIPENDENTE	Timbrature, richieste personali, documenti, corsi, Quick Punch mobile	Dati personali
👨‍💼 RESPONSABILE	Approvazioni team, gestione MBO, report, controllo presenze dipendenti	Team gestito
🏥 HR	Documenti sanitari, corsi, contratti, paghe, ticket system, scadenze	Aziendale completo
⚙️ SUPERUSER	Configurazioni sistema, backup, integrazioni, import/export, audit	Sistema completo

👷 DIPENDENTE

La sezione dipendente permette di gestire tutti gli aspetti della tua presenza lavorativa e interazioni con l'azienda.

Dashboard Personale

La dashboard mostra una panoramica delle tue attività:

Timbrature

Nuova Timbratura

Quando usare: Per timbrare manualmente se non puoi usare Quick Punch o sistemi automatici.

1. Dalla pagina timbrature → "Nuova Timbratura"
2. Seleziona tipo (entrata/uscita)
3. Conferma orario (precompilato con ora attuale)
4. Aggiungi note se necessario
5. Clicca "Conferma"

Export Timbrature

Quando usare: Per avere un prospetto delle tue ore (buste paga, richieste rimborso, controlli personali).

1. Pagina timbrature → "Esporta"
2. Seleziona periodo (mese/anno/personalizzato)
3. Scegli formato (Excel/CSV)
4. Download automatico

Richieste

Tipologie Richieste Disponibili

Come Creare una Richiesta

1. Menu → "Richieste" → "Nuova Richiesta"
2. Seleziona il tipo dalla lista tipologie
3. Compila i dettagli:
   • Data inizio/fine
   • Orario (se richiesta oraria)
   • Quantità (giorni/ore)
   • Motivazione (obbligatoria per alcuni tipi)
4. Allega documenti (se richiesti): certificati medici, documentazione speciale
5. Verifica automatica: sistema controlla residui disponibili e mostra impact
6. Conferma invio: richiesta inviata al responsabile

Banca Ore

Cos'è la Banca Ore

La Banca Ore è un sistema che permette di:

• Accumulare ore di straordinario come "credito"
• Utilizzare le ore accumulate come permessi retribuiti
• Gestire flessibilità oraria personalizzata

Richiesta Utilizzo Banca Ore

1. Menu → "Banca Ore" → "Nuova Richiesta"
2. Tipo richiesta: Ore singole (es. 2 ore) o Giornate intere (es. 8 ore = 1 giorno)
3. Data/orario: Specifica quando fruire le ore
4. Quantità: Ore da utilizzare (massimo = saldo disponibile)
5. Motivazione: Obbligatoria per audit
6. Conferma: Invio al responsabile per approvazione

Straordinari

Sistema di Compensazione Deficit

Visualizzazione Straordinari

• Straordinari Lordi: Ore totali oltre l'orario standard
• Deficit Compensati: Ore utilizzate per coprire ritardi/uscite anticipate
• Straordinari Netti: Ore effettivamente pagabili
• Tipologie: Feriale, notturno, festivo con maggiorazioni diverse

Turni di Lavoro

Visualizzazione Turni

Per ogni turno assegnato puoi vedere:

• Nome Turno: Es. "Mattina 06-14"
• Orari: Inizio, fine, pause previste
• Durata: Ore lavorative effettive
• Sede: Ubicazione specifica se applicabile
• Note: Istruzioni particolari

Documenti

Tipologie Documenti

Upload Documenti Personali

1. Menu → "Documenti" → "Upload Documento"
2. Seleziona file: Formati supportati PDF, JPG, PNG (max 10MB)
3. Categoria: Scegli tipologia appropriata
4. Descrizione: Titolo descrittivo del documento
5. Visibilità: Solo tu, Tu + HR, Tu + Responsabile + HR
6. Conferma upload

Corsi e Formazione

Fruizione Corso

1. Menu → "Corsi" → Seleziona corso attivo
2. Materiali disponibili: Video lezioni, Documenti PDF, Presentazioni, Quiz intermedi
3. Progressione: Tracciamento automatico del progresso
4. Completamento: Requisiti completamento (es. 80% materiali + quiz finale)

Quiz e Valutazioni

Completamento quiz:

• Timer: Tempo massimo se impostato
• Domande: Tipologie multiple choice, vero/falso, aperte
• Tentativi: Numero tentativi consentiti
• Soglia: Punteggio minimo per superamento

Ticket HR

Quando Aprire un Ticket

Il sistema ticket è utile per:

• Richieste HR: Informazioni su contratto, benefit, procedure
• Problemi tecnici: Malfunzionamenti sistema, password, accessi
• Richieste amministrative: Certificati lavoro, CUD, rimborsi
• Segnalazioni: Problematiche workplace, suggerimenti miglioramento

Creazione Nuovo Ticket

1. Menu → "Ticket" → "Nuovo Ticket"
2. Categoria: Amministrativo, Tecnico, HR/Contrattuale, Sicurezza, Altro
3. Priorità: Bassa (3-5 giorni), Media (1-2 giorni), Alta (entro giornata), Urgente (immediata)
4. Oggetto: Titolo sintetico ma descrittivo
5. Descrizione: Spiegazione dettagliata del problema/richiesta
6. Allegati: File di supporto se necessari
7. Invio

Spese e Rimborsi

Tipologie Spese Rimborsabili

Asset Personali

Cosa Sono gli Asset

Gli asset sono beni aziendali assegnati in uso ai dipendenti:

• 💻 Tecnologici: Laptop, smartphone, tablet, monitor
• 🚗 Veicoli: Auto aziendali, furgoni commerciali, scooter
• 🛠️ Attrezzature: Strumenti di lavoro, DPI, uniformi, badge

Responsabilità e Cura

Visite Mediche

Tipologie Visite

• 🏥 Medicina del Lavoro: Visite periodiche, preventive, su richiesta, dopo malattia
• 🔍 Visite Specialistiche: Screening aziendali, controlli specifici, check-up executive

Gestione Appuntamenti

Promemoria automatici:

• Email 7 giorni prima della visita
• SMS 24 ore prima (se configurato)
• Notifica sistema giorno stesso

Profilo Personale

Cosa puoi modificare autonomamente

• Contatti: Email personale, telefono cellulare
• Indirizzo: Residenza e domicilio
• Foto profilo: Avatar personalizzato
• Preferenze: Lingua, timezone, notifiche

Cosa richiede approvazione HR

• Documenti di identità
• Dati fiscali
• Stato civile
• Titoli di studio

👨‍💼 RESPONSABILE

Come responsabile, hai accesso a tutte le funzionalità del dipendente più strumenti specifici per la gestione del team.

Dashboard Team

Approvazioni

Tipologie Approvazioni

Come responsabile approvi:

• 📝 Richieste Dipendenti: Ferie, permessi, congedi, smart working
• ⏰ Straordinari: Richieste preventive e ratifiche post-effettuazione
• 💰 Spese: Rimborsi trasferte, formazione esterna, dotazioni
• 🏢 Missioni: Trasferte clienti, eventi, formazione externa

Processo di Approvazione

1. Notifica: Ricevi alert per nuova richiesta
2. Revisione: Controlli dettagli e documentazione
3. Verifica: Controlli disponibilità residui/budget
4. Decisione: Approva/Rifiuta/Sospendi con motivazione
5. Notifica dipendente: Sistema informa automaticamente

Gestione Team

Dettaglio Dipendente

Per ogni dipendente del team hai accesso a:

Reportistica

Report Presenze Team

• Presenze mensili: Totale ore team per mese
• Assenteismo: Percentuali per tipologia (malattia/ferie/permessi)
• Straordinari: Ore e costi per categoria
• Smart working: Utilizzo modalità remote

Utilizzo Report per Decisioni

MBO e Obiettivi

Management By Objectives

Il sistema MBO permette di:

• Definire obiettivi SMART per ogni dipendente
• Monitorare progresso con milestone intermedie
• Valutare risultati con metriche oggettive
• Collegare performance a incentivi/carriera

Creazione Nuovo Obiettivo

1. Dipendente target: Seleziona chi assegnare l'obiettivo
2. Periodo: Trimestre/semestre/anno di riferimento
3. Categoria: Vendite/Fatturato, Qualità/Customer satisfaction, Efficienza/Produttività, Innovazione/Miglioramento
4. Dettagli obiettivo: Titolo, Descrizione specifica, KPI, Target, Peso (%)
5. Timeline: Data inizio, milestone intermedie, scadenza finale

Missioni

Gestione Trasferte Team

Come responsabile gestisci:

• Approvazione richieste missione
• Pianificazione trasferte team
• Controllo budget spese di trasferta
• Monitoraggio obiettivi missione

Valutazione Richiesta

• ✅ Necessità operativa: Obiettivo missione chiaramente definito
• ✅ Budget disponibile: Costi stimati entro limiti autorizzati
• ✅ Timing: Periodo compatibile con pianificazione team
• ✅ Sicurezza: Destinazione e modalità sicure

Gestione Spese Team

Criteri di Approvazione

Asset Management

Gestione Asset Team

Come responsabile supervisioni:

• Assegnazioni: Chi ha cosa nel tuo team
• Stato: Condizioni e funzionalità asset
• Rotazioni: Riassegnazioni tra dipendenti
• Manutenzioni: Programmazione interventi

Visite Mediche Team

Monitoraggio Salute Team

Supervisione visite mediche:

• Calendario visite programmate team
• Scadenze controlli periodici
• Idoneità lavorative dipendenti
• Coordinamento con medicina del lavoro

🏥 HR - RISORSE UMANE

Il ruolo HR ha accesso completo alla gestione delle risorse umane con funzionalità avanzate per amministrazione, formazione e compliance.

Dashboard HR

Anagrafiche e Utenti

Processo Onboarding

1. Dati anagrafici: Informazioni personali complete, documenti identità, contatti
2. Dati contrattuali: Tipologia contratto, CCNL, livello, retribuzione, benefit
3. Configurazione sistema: Generazione username automatica, password temporanea, ruolo
4. Documentazione: Contratto firmato, privacy policy, documenti medici, formazione obbligatoria

Processo Offboarding

1. Comunicazione cessazione: Date e motivazioni
2. Blocco accessi: Disattivazione credenziali
3. Riconsegna asset: Inventario beni aziendali
4. Documentazione finale: TFR, certificati, referenze
5. Archiviazione: Mantenimento storico per compliance

Documenti Aziendali

Gestione Documentale Centralizzata

Documenti Sanitari

Gestione Medicina del Lavoro

• Cartelle sanitarie: Una per dipendente con accesso ristretto
• Certificati idoneità: Validità e scadenze
• Referti visite: Archiviazione sicura
• Vaccinal: Stato vaccinazioni obbligatorie
• DPI: Assegnazione dispositivi protezione

Corsi e Formazione

Gestione Academy Aziendale

Creazione Nuovo Corso

1. Informazioni base: Titolo, descrizione, categoria, durata, modalità
2. Contenuti: Upload materiali, strutturazione moduli, quiz, esercitazioni
3. Parametri: Criteri superamento, tentativi, scadenze, certificazione
4. Target: Chi deve frequentare, obbligatorietà, prerequisiti

Attestati

Gestione Certificazioni

Portfolio certificazioni aziendali:

• Attestati corsi interni: Generati automaticamente dal sistema
• Certificazioni esterne: Caricate da HR o dipendenti
• Abilitazioni professionali: Scadenze e rinnovi
• Competenze tecniche: Mapping skills aziendali

Processo di Rilascio

1. Template: Selezione modello aziendale con loghi e firme
2. Dati: Compilazione automatica da corso completato
3. Validazione: Controllo superamento criteri minimi
4. Generazione: PDF firmato digitalmente
5. Distribuzione: Invio automatico al dipendente
6. Archiviazione: Copia in portfolio digitale

Banca Ore

Amministrazione Centrale Banca Ore

Gestione sistemica:

• Configurazione parametri: Regole accumulo/utilizzo
• Monitoraggio saldi: Tutti i dipendenti centralizzato
• Rettifiche: Correzioni per errori/situazioni speciali
• Report: Analytics utilizzo aziendale

Presenze e Report

Analytics Presenze Aziendali

Ticket System

Gestione Centralizzata Richieste

Help desk HR completo:

• Ricezione ticket: Da tutti i dipendenti aziendali
• Categorizzazione: Automatica per tipo richiesta
• Assegnazione: A specialist HR competenti
• Tracking: Stato avanzamento e SLA

Workflow Gestione

1. Ricezione: Ticket arriva da dipendente
2. Triage: Categorizzazione e priorità
3. Assegnazione: Al specialist competente
4. Lavorazione: Ricerca soluzione/informazioni
5. Risposta: Comunicazione al dipendente
6. Follow-up: Verifica soddisfazione
7. Chiusura: Risoluzione confermata

Contratti di Lavoro

Gestione Contrattuale Completa

Lifecycle contratti:

• Creazione: Nuovi contratti da template CCNL
• Variazioni: Modifiche contrattuali (livello, sede, orario)
• Rinnovi: Passaggi determinato → indeterminato
• Cessazioni: Procedure di chiusura

Database CCNL

Contratti collettivi supportati:

• Metalmeccanici: CCNL Industria + Artigianato
• Commercio: Terziario e Distribuzione
• Edilizia: Industria edile e affini
• Telecomunicazioni: TLC e IT
• Sanità: Sanitari pubblici e privati
• E molti altri: Database aggiornato normativa

Paghe ed Elaborazioni

Sistema Payroll Integrato

Elaborazione buste paga complete:

• Dati presenze: Import automatico da sistema timbrature
• Calcoli retributivi: Algoritmi conformi CCNL
• Contributi e tasse: Calcolo automatico aliquote aggiornate
• Net pay: Importo netto dipendente

Processo Elaborazione Mensile

1. Import presenze: Dati dal sistema timbrature (automatico)
2. Verifica anomalie: Controllo ore, assenze, straordinari
3. Input variabili: Premi/bonus, rimborsi, trattenute, anticipi TFR
4. Calcolo buste paga: Engine automatico con controlli
5. Review finale: Controllo HR prima dell'invio
6. Generazione: PDF buste paga individuali
7. Invio: Email criptate ai dipendenti
8. Archiviazione: Storage sicuro per compliance

Scadenze

Sistema Alert Proattivo

Notifiche automatiche:

• 🔴 90 giorni: Prima notifica scadenza
• 🟡 60 giorni: Secondo alert con urgenza
• 🟠 30 giorni: Alert critico con escalation
• 🚨 15 giorni: Emergenza con blocchi operativi

Gestione per Categoria

Audit Log

Tracciabilità Completa Attività

Sistema audit avanzato:

⚙️ SUPERUSER - AMMINISTRATORE

Il ruolo Superuser ha accesso completo a tutte le funzionalità del sistema con poteri di configurazione, gestione avanzata e amministrazione sistemica.

Dashboard Amministratore

Gestione Utenti

Amministrazione Completa Account

Gestione lifecycle utenti:

• Creazione massiva: Import CSV con validazione
• Modifica profili: Tutti i campi senza limitazioni
• Gestione ruoli: Assegnazione/revoca permessi
• Disattivazione: Soft delete mantenendo storico

Import Massivo Utenti

1. Template Excel: Download formato predefinito
2. Compilazione: Dati utenti in batch
3. Validazione: Controllo automatico errori/duplicati
4. Preview: Anteprima operazioni da eseguire
5. Import: Creazione massiva con report risultati
6. Notifiche: Email credenziali ai nuovi utenti

Configurazioni Sistema

Geofencing Avanzato

Configurazioni CCNL

Database contratti collettivi:

• 24 CCNL principali: Pre-configurati con parametri
• Livelli retributivi: Minimi tabellari aggiornati
• Orari standard: Settimanali per categoria
• Maggiorazioni: Straordinari, notturni, festivi
• Benefit obbligatori: Per tipologia contratto

Turni Avanzati

Sistema Gestione Turni Completo

Architettura flessibile:

• Tipi turno: Template orari riutilizzabili
• Pattern: Sequenze turni ricorrenti
• Rotazioni: Cambio automatico pattern
• Assegnazioni: Abbinamento dipendenti-turni

Gestione Tipi Turno

Generatore Automatico Turni

Algoritmo intelligente:

1. Parametri input: Periodo, dipendenti, pattern, vincoli specifici
2. Vincoli automatici: Riposo minimo tra turni, massimo ore settimanali, equa distribuzione festivi
3. Ottimizzazioni: Bilanciamento carico, minimizzazione turnover, preferenze dipendenti

Straordinari e Budget

Dashboard Straordinari Aziendale

Controllo sistemico:

• Budget totale: Spesa straordinari vs budget approvato
• Distribuzione: Per reparto/sede/dipendente
• Trend: Evoluzione mensile e stagionalità
• Forecast: Proiezioni fino a fine anno

Configurazione Maggiorazioni

Parametri retributivi:

• Feriale: +25% base (configurabile)
• Notturno: +50% base (22:00-06:00)
• Festivo: +100% base
• Domenicale: +75% base
• Cumulative: Regole sovrapposizione maggiorazioni

Import/Export

Sistema Import Massivo

Export Configurabili

Integrazioni

TeamSystem Integration

Sincronizzazione bidirezionale:

• 📤 Export verso TeamSystem: Anagrafica dipendenti, presenze mensili, variabili retributive, File F24
• 📥 Import da TeamSystem: Stipendi elaborati, versamenti effettuati, CUD generati

Zucchetti Integration

Ecosystem completo:

• 🔄 Sync Real-time: Dipendenti, presenze, richieste, documenti
• ⚙️ Configurazione Mapping: Campi custom, codici reparto, causali assenza, validation rules

Backup System

Multi-Cloud Backup Configurabile

Sistema backup implementato con:

• 4 Provider supportati: Dropbox, OneDrive, Amazon S3, Google Drive
• Credenziali criptate: API keys e token protetti con Fernet
• Configurazione via web: Setup manuale credenziali tramite interfaccia superuser
• Retention configurabile: Policy conservazione personalizzabili

Configurazione Backup

Performance e Monitoring

System Health Dashboard

Monitoraggio real-time:

• CPU Usage: Utilizzo processore con trend
• Memory: RAM disponibile e cache hit ratio
• Disk Space: Storage utilizzato e previsioni
• Network: Throughput e latenza connessioni

Alert e Notifiche

Monitoring proattivo:

• Soglie critiche: CPU >90%, Memoria >85%, Disk >80%
• Down detector: Controllo servizi esterni (email, backup)
• Security alerts: Tentativi accesso anomali
• Business alerts: KPI critici fuori soglia

Audit Completo

Tracciabilità Sistemica

Audit trail completo:

• Operazioni amministrative: Modifiche configurazioni
• Gestione dati sensibili: Accessi/modifiche payroll
• Security events: Login anomali, privilege escalation
• System changes: Update software, configurazioni

Report Compliance

Conformità normativa:

• GDPR: Tracciabilità trattamento dati personali
• SOX: Controlli finanziari e payroll
• ISO 27001: Security controls e incident response
• Legge 231: Corporate compliance e responsabilità

📚 APPENDICI

FAQ - Domande Frequenti

🔐 Accesso e Sicurezza

⏰ Timbrature e Presenze

📝 Richieste e Approvazioni

Privacy e GDPR

Protezione Dati Personali

Principi di base:

• Minimizzazione: Raccogliamo solo dati strettamente necessari
• Finalità: Dati utilizzati solo per scopi dichiarati
• Conservazione: Mantenuti solo per il tempo necessario
• Sicurezza: Protezione fisica e logica avanzata

I Tuoi Diritti GDPR

Risoluzione Problemi

🔧 Problemi Tecnici Comuni

📞 Escalation e Supporto

1. Livello 1: Self-Service - Consulta questo manuale, FAQ online, soluzioni base
2. Livello 2: Responsabile Diretto - Problemi operativi, questioni team, policy aziendali
3. Livello 3: HR - Problemi account, questioni contrattuali, formazione
4. Livello 4: IT/Sistemisti - Malfunzionamenti tecnici, problemi infrastruttura, bug software

Glossario

📋 Termini Generali

Termine	Definizione
Asset	Beni aziendali assegnati ai dipendenti (laptop, auto, strumenti)
Audit Log	Registro di tutte le operazioni sensibili del sistema per tracciabilità
Dashboard	Pannello di controllo con informazioni riassuntive personalizzate per ruolo
Geofencing	Tecnologia GPS che verifica la posizione per abilitare timbrature
Quick Punch	Timbratura rapida da dispositivi mobili con verifica GPS
Workflow	Flusso di lavoro automatizzato per approvazioni e processi

⏰ Termini Presenze

Termine	Definizione
Compensazione Deficit	Sistema automatico dove straordinari compensano ritardi prima di essere pagabili
Deficit	Ore mancanti rispetto all'orario contrattuale (ritardi, uscite anticipate)
Maggiorazioni	Incrementi retributivi per straordinari (feriale +25%, notturno +50%, festivo +100%)
Pattern Turni	Sequenza ricorrente di turni di lavoro (es. mattina-pomeriggio-notte-riposo)
Straordinari Netti	Ore straordinarie effettivamente pagabili dopo compensazione deficit

🏦 Termini HR

Termine	Definizione
Banca Ore	Sistema accumulo ore straordinarie convertibili in permessi retribuiti
CCNL	Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro, base normativa contratti
Onboarding	Processo integrazione nuovo dipendente
Offboarding	Processo cessazione rapporto di lavoro
ROL	Riduzione Orario di Lavoro, permessi retribuiti da CCNL